Die Alternative, sich überhaupt nicht mehr beim Bewerber zu melden, ist sicherlich die schlechteste aller Varianten und zeugt von wenig gutem Stil. Die Tatsache, dass bei mehreren vorliegenden Bewerbungen auch Kandidaten abgelehnt werden müssen, kann nun mal nicht geändert werden. Das weiss auch der Bewerber. Es liegt jedoch in Ihrem Ermessen, wie Sie das tun. Auch bei Bewerbungsabsagen gilt wie so oft:

Der Ton macht die Musik

Für Bewerber tragen nichtssagende, stereotype Absageschreiben dazu bei, dass sie das Unternehmen nicht in guter Erinnerung behalten. Der individuelle Umgang mit einem Kandidaten kann auch bei einer Absage eine positive Imagemassnahme sein.

Zudem tut es gut, sich in die Lage eines Bewerbers zu versetzen. Stellen Sie sich vor, wie es ist, seit längerer Zeit auf Arbeitssuche zu sein. Nebst den psychologischen Aspekten kommt noch dazu, dass kein Einkommen da ist und der Bewerber eventuell auf Unterstützung angewiesen ist. Die Bewerbungen sollen professionell daherkommen und in schönen Bewerbungsmappen eingereicht werden. Nun, diese Bewerbungsmappen sind nicht günstig und jeder Bewerber ist froh diese wieder verwenden zu können, bevor sie einfach im Abfallkorb oder sonst wohin verschwinden.

Daher ist es ein «Muss» die Bewerbungsunterlagen mit einem Absageschreiben zu retournieren.

Vorsicht vor Diskriminierungen in Absageschreiben

Wenn Sie sich dafür entscheiden, individueller mit dem Bewerber umzugehen, sollten Sie auf jeden Fall darauf achten, dass in dem Absageschreiben keine Absagegründe genannt werden, die einen Diskriminierungstatbestand (z.B. Alter, Religion und Geschlecht) darstellen können.

Wenn es darum geht, bereits auf der Grundlage der schriftlichen Bewerbungsunterlagen eine Absage zu erteilen, ist es sicherlich schwer, individuell auf den Bewerber einzugehen. Dies ist besonders dann problematisch, wenn Sie mit einer sehr grossen Zahl an Bewerbungen und demzufolge auch entsprechend vielen Absagen fertig werden müssen.

Tipp zum Tonfall in Absageschreiben: Vermeiden Sie in Ihrem Absageschreiben geschwollene Formulierungen und leere Standardphrasen. Versuchen Sie dem Bewerber so offen wie möglich Ihre Situation und die Gründe für die Absage mitzuteilen.

Hier ein Beispiel für ein Absageschreiben nach der Sichtung der Bewerbungsunterlagen:

Sehr geehrter Frau / Herr xxxx,


Als Sie den Umschlag von uns in der Post sahen, haben Sie sich sicherlich schon gedacht, dass dies nichts Gutes bedeuten kann.
Wir müssen Ihnen leider mitteilen, dass wir Sie aufgrund der zahlreichen Bewerbungen nicht in die engere Wahl nehmen konnten.

Es ist uns einfach nicht möglich, mit allen Kandidaten in dieser intensiven Form in Kontakt zu treten. Aufgrund der Bewerbungsunterlagen – und diese stellen nun mal das erste Vorauswahlinstrument bei uns dar – haben uns andere Bewerber mehr von der Passgenauigkeit ihrer Qualifikation in Bezug zu unserem Anforderungsprofil überzeugen können.

Wir bedanken uns ausdrücklich bei Ihnen für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und die Mühe, die Sie sich mit Ihrer Bewerbung gemacht haben. Gleichzeitig wünschen wir Ihnen viel Glück bei der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung.

Mit freundlichen Grüssen

Wenn Sie mit einem Bewerber ein Vorstellungsgespräch geführt haben, er also zum engeren Kreis der Kandidaten zählte, sollte es ein Gebot der Fairness sein, dass Ihre Absage etwas spezifischer ist und das Feedback dem Kandidaten eine Hilfestellung im Hinblick auf weitere Bewerbungen bietet. Auch kann die ernstgemeinte Bitte, den Kandidaten in den praxiseigenen Bewerberpool aufnehmen zu dürfen, die Enttäuschung etwas mindern.

Bloss kein Standardschreiben

Auch wenn es mit mehr Aufwand verbunden ist als ein „Standardschreiben“, ist ein Telefonat, bei dem Sie ihm die Gründe für die Absage nennen, eine von Seiten der Bewerber sehr positiv honorierte Geste und ein Zeichen der Wertschätzung.

Freilich sollte das Feedback so geartet sein, dass es den Bewerber nicht persönlich verletzt. Konstruktive Hinweise, die ihm vielleicht im nächsten Vorstellungsgespräch zu Gute kommen, sind das Beste, was Sie für ihn nach einer Absage noch tun können. Selbstverständlich sollten Sie auch bei einer telefonischen Absage die Bewerbungsunterlagen mit einem entsprechenden Begleitschreiben an den Bewerber zurückschicken.

 

Tipps:

  • Bestimmen Sie, wer die Bewerbungen verwaltet. Dies kann nebst dem Praxisinhaber auch eine Praxismanagerin, Dentalsekretärin oder eine versierte Dentalassistentin sein.
  • Legen Sie die Vorgehensweise vom Bewerbungseingang, Evaluierung der Unterlagen, über die Einladung zum Bewerbungsgespräch bis hin zur Absage fest.
  • Lassen Sie den Bewerber nicht wochenlang warten. Eine kurze Bestätigung per Mail über den Erhalt der Bewerbungsunterlagen und die Information über die weitere Vorgehensweise (evtl. mit Zeitangabe) rücken Sie in ein gutes Licht.

Lassen Sie sich nicht abschrecken durch den Aufwand. Sie werden sehen, dass Ihnen eine definierte Vorgehensweise die Arbeit um einiges erleichtert!

Was macht eigentlich eine Praxismanagerin?

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